業務プロセスの可視化をするメリットとは？その際のポイントなども解説

業務改善に向けた取り組みを始めたいと考えているものの、何から手をつけたらよいのか見当がつかない、といったケースは少なくありません。業務改善の手法は多々あり、業務プロセス可視化もそのひとつです。本記事では、業務プロセスの可視化により得られるメリットや、取り組む際のポイントについて解説します。

業務プロセスを可視化するメリット

まずは、業務プロセスの可視化によって、具体的にどのようなメリットを得られるのかを把握しましょう。主なメリットは、認識統一や効率化、情報共有などが挙げられます。以下で詳しく見ていきます。

認識統一

業務プロセスを可視化すると業務の全体像を把握できます。自身の作業がどのように他の従業員や部門に関わっているのか、ミスや遅れの発生でどういった影響を与えてしまうのか、といったことも把握でき、認識の統一につながります。
企業における業務は、複数の関係者が関わるケースが少なくありません。そのため、1人の作業が遅れるだけで業務全体の進捗に大きな影響を及ぼすおそれがあります。
業務プロセスを可視化し、全体像を把握できれば、業務がどのように進むのかを理解できます。関係各所への影響を意識しつつ業務へ取り組めるようになり、業務効率が高まるのです。

効率化

業務プロセスは目に見えにくいため、非効率が発生していても気づけないケースが少なくありません。無駄な作業が発生している、投入すべきリソースが少なすぎる、特定の従業員に負担がかかりすぎている、といった状況では業務が非効率になってしまいます。
業務プロセスを可視化すれば、目に見えにくい業務の内容や流れを把握でき、発生している課題の抽出に役立ちます。非効率が発生しているプロセスや、過度な負担が生じている作業が明確になり、適切な対処を行えるのです。
業務効率化が進めば、作業スピードもアップし納期短縮にもつながります。今までと同じ作業時間でより多くの製品を生産できるようになり、生産性向上の効果も期待できるでしょう。

情報共有

業務プロセスの可視化により、関係者間で情報を共有できます。誰がどの作業を担当しているのか、どういった役割を担っているのか、どの程度業務が進んでいるのかといった情報を共有でき、そのときどきに応じて臨機応変な対応を行えるのがメリットです。
また、属人化の回避に役立つのもメリットといえるでしょう。業務の手順や取り組み方などを可視化しておけば、誰が担当しても同じように作業を進められます。そのため、担当者が体調不良で休んだ、突然退社した、といった事態に見舞われても、問題なく対応できます。

業務プロセスを可視化するには

業務プロセスを可視化する方法はいくつか挙げられますが、基本的には自社で取り組むか、外部のサポートを受けて進めるのかの2つです。どちらも一長一短があるため、特徴を把握しておきましょう。

ツールなどを活用し自社で実施

業務プロセスの可視化は、紙とペンがあれば可能です。たとえば、作業手順の可視化に役立つプロセスマップなら、紙とペンさえあれば十分作成できます。
ただ、紙を用いた業務プロセスの可視化は、情報の共有が難しい欠点があるため、あまりおすすめできません。そのため、自社で業務プロセスの可視化に取り組む場合には、Excelや支援ツールなどの活用をおすすめします。
Excelで可視化した情報であれば、メールに添付して従業員間で共有が可能です。また、支援ツールを利用すれば、オンラインで可視化した情報を共有できます。なお、業務プロセスの可視化を進めるにあたっては、業務の手順や内容などをしっかりと把握・分析する必要があるため、現場へのヒアリングを忘れないようにしましょう。

外部事業者のサポートで進める

自社で業務プロセスの可視化を進める場合、それなりの時間がかかります。また、時間をかけた割にあまり効果を実感できない、といったケースも少なくありません。
外部事業者のサポートを受けながら取り組みを進めるのもひとつの手です。業務プロセスの可視化や効率化などを支援している企業があり、サービスを利用することでスムーズに取り組みを進められるでしょう。
なお、事業者によって対応可能な領域や費用、取り組み方などが異なるため、事前の確認は必須です。過去の実績も確認しつつ、事前に相談ができるのであれば利用するのもよいでしょう。

業務プロセスを可視化する際のポイント

業務プロセスの可視化を進めるにあたっては、まず業務を把握することからスタートです。実際に可視化するときは表やグラフ、マニュアルを活用し、KPIにも着目しましょう。以下、業務プロセスを可視化する際のポイントを解説します。

業務を把握する

業務プロセスを見える化するには、どのような業務があるのか把握しなくてはなりません。漏れがあってはいけないため、業務のすべてを細かく抽出しましょう。
業務によっては、現場の従業員しか把握していない作業があるかもしれません。このような細かい作業も可視化する必要があるため、現場の従業員にヒアリングを行うなどして洗い出しましょう。
業務の手順や内容はもちろん、担当者や所要工数、具体的な作業の内容、注意点なども洗い出しておくと、このあとの可視化がスムーズに進みます。

表や図形を利用する

業務プロセスをテキストのみで可視化すると、視認性が悪く全体像を把握しにくい問題が発生します。そのため、実際の業務プロセス可視化にあたっては、表や図形の利用が有効です。
たとえば、フローチャートが挙げられます。フローチャートとは、業務における一連の流れを図式化したものです。線や記号を用いて作成する図表で、業務の流れをシンプルに示せるのがメリットです。
また、プロセスマップも業務プロセス可視化に役立ちます。こちらは業務の流れに加えて、他部門との関連性も可視化できるメリットがあります。フローチャートと同様に、線や丸、ひし形などの記号を用いて作成するのが一般的です。
フローチャートもプロセスマップも、手書きやExcel、Wordなどで作成できますが、専用ツールを用いればより効率的です。プロジェクト管理ツールの中にも、フローチャート作成機能を実装したものがあります。

マニュアルを作成する

マニュアルの作成は、具体的な作業の方法や手順を把握するのに有効です。実際に作業を担当する現場の従業員だけでなく、誰が読んでも理解できるようなマニュアルに仕上げるのがポイントです。
現場の人間しか内容を理解できないマニュアルでは、新人や他部門から応援がやってきたとき対応できません。難易度の高い作業に関しては、テキストのみでなく画像やイラストを用いて作成すると、よりわかりやすいマニュアルに仕上げられるでしょう。
マニュアル作成ツールの活用もおすすめです。ツールによっては、動画や画像を用いたマニュアルを簡単に作成可能で、オンラインでも共有できます。

KPIを確認する

業務プロセスの可視化は、業務の流れや内容の把握が最終的な目的ではありません。可視化により無駄や属人化を排除し、業務効率化や生産性を向上させることが目的です。
そのため、業務プロセス可視化にあたっては、流れや内容を把握して見える化するのみならず、KPIにも着目しなくてはなりません。KPIとは、重要業績評価指数のことであり、設定した目標の達成度を測るための指標です。
業務プロセス可視化で着目すべきKPIは、業務に費やしている時間や残業時間、納品までの期間などが挙げられます。これらのKPIをチェック、分析することにより、業務効率化や生産性の向上につながります。
なお、KPIの管理はアナログな手法でも可能ですが、ツールを用いるとより効率的です。KPI管理に特化したツールもあるため、必要に応じて導入を検討してみてはいかがでしょうか。